Fillon procesi i sistemimit dhe arkivimit të dokumenteve masive të Ndërmarrjeve Shoqërore

Agjencia Kosovare e Privatizimit, përveç mandatit të vet të rregulluar me ligj të veçantë lidhur me ndërmarrjet shoqërore, siç është privatizimi, likuidimi, administrimi i aseteve dhe ruajtja e rritja e vlerës së tyre, ka në administrim dokumente të shumta e të ndryshme të Ndërmarrjeve Shoqërore.  Pas analizave të gjata se si të menaxhohet dhe të gjendet zgjidhja më mirë e arsyeshme për selektim, sistemim dhe mundësisht arkivimin fizik dhe digjital të atij arkivi të shumtë dhe të rëndësishëm në procesin e likuidimit dhe ruajtjes në arkivat kompetentë, Bordi i Drejtorëve të AKP-së e ka miratuar “Rregulloren “Rregullorja për Procedurat për Rregullimin e Lëndës Arkivore, Digjitalizimin dhe Dorëzimin në Arkivin Kompetent për Ndërmarrjet Shoqërore në Likuidim”.

Për të kursyer buxhet dhe realizuar këtë projekt me kosto sa më optimale buxhetore, por edhe kohore, AKP ka krijuar kushte dhe politika të brendshme që këtë projekt madhor ta realizojë përmes resurseve të veta, duke kursyer qindra mijëra EURO, pasi ne këtë projekt të këtyre përmasave, mendojmë ta realizojmë me një kosto të përafërt prej 320.000 EURO, ku përshihen të gjitha kostot e nevojshme, si transporti, asgjësimi materialeve të panevojshme, blerja e materialeve për paketim dhe pjesë përcjellëse, angazhimi i stafit shtesë për punë në terren (ofrues të shërbimeve me angazhim të përkohshëm në të gjitha zyrat rajonale), si dhe elemente tjera infrastrukturore të nevojshme për realizim të projektit.

Nëse ky projekt do të realizohej përmes tenderit publik dhe kompanive private që trajtojnë çështje të tilla, duke u bazuar edhe në rekomandimet dhe informatat qe kemi marrë nga Arkivi i Kosovës, por edhe kompani private, do t’i kushtonte AKP-së vlera të mëdha, respektivisht shumë që do sillej rreth 1 milion EURO.

Materialet e NSH-ve të cilat do t’i nënshtrohen procesit të sistemit dhe arkivimit, janë të llojeve dhe madhësive të ndryshme që datojnë nga vitet 50-ta dhe të cilat përbëjnë një sfidë në vete për AKP-në, sepse në të ardhmen AKP planifikon të bëhet bëj dorëzim-pranim të dokumentacionit në arkivin shtetëror, respektivisht atë komunal.

Nga analizat e këtyre arkivave, del se rreth 70% deri 80% mund të jetë material i panevojshëm, por që duhet menaxhuar dhe selektuar me kujdes nga zyrtarët kompetentë, çka do të ndihmonte që edhe hapësira fizike ku do të ruhet ky dokumentacion do të ishte shumë më e vogël, rrjedhimisht edhe me ulje të kostos në hapësirat e ruajtjes eventuale.

Materiali që administrohet nga AKP në emër të NSH-ve dhe që do të trajtohet në këtë proces, përmban rreth 20.000 metra gjatësi, që konsiderohet shumë voluminoz dhe me përmasa tepër të mëdha në kontekstin e Republikës së Kosovës. Pas sistemit dhe arkivimit, materiali i mbetur nuk i nënshtrohet plakjes, nuk zë hapësira të mëdha, do të jetë lehtë për t’u administruar, lehtë për tu kopjuar dhe më e rëndësishmja, ky dokumentacion para se të digjitalizohet (si procesi final i arkivimit), pastrohet dhe selektohet vetëm materiali që ka vlera të ruajtjes, e më pas digjitalizohet, e ndërsa origjinali arkivohet në Arkivin Kompetent.